Cómo hacer un inventario físico en tu tienda, paso a paso

¿Cuándo fue la última vez que contaste, una por una, todas las unidades de tu tienda? Si la respuesta es "cuando abrí" o "nunca", no eres la excepción. La mayoría de los negocios pequeños confían en lo que dice el cuaderno o el sistema. El problema es que el estante y el registro se van separando en silencio: una venta que no se anotó, una caja que llegó incompleta, un producto que se dañó y se botó sin decirle a nadie.

El inventario físico es el día en que comparas las dos versiones y descubres cuál es la real. Bien hecho, toma unas horas y te deja tres cosas: un stock confiable, el valor exacto de tu mercancía y una lista de fugas que puedes corregir. Mal hecho, es un día perdido con números que nadie cree. Esta guía es para que te salga bien desde la primera vez.

Inventario físico vs. inventario registrado

Tu tienda siempre tiene dos inventarios:

• El registrado: lo que dicen tus anotaciones o tu sistema, sumando compras y restando ventas.
• El físico: lo que de verdad hay en los estantes, la bodega y las cajas sin abrir.

Hacer un inventario físico es contar el segundo para corregir el primero. No reemplaza llevar el registro día a día: lo audita. Si quieres repasar cómo se lleva ese registro diario, con stock por talla y color y valor de la mercancía, lo explicamos en la página de control de inventario para tiendas. Aquí nos enfocamos en el día del conteo.

Antes del conteo: la preparación

Dedica a preparar tanto tiempo como vas a dedicar a contar. Esto es lo que hay que dejar listo:

1. Elige el momento y la hora de corte. Lo ideal es contar con la tienda cerrada: temprano antes de abrir, un domingo o después del cierre. La hora de corte es el instante a partir del cual nada entra ni sale hasta terminar. Todo lo vendido antes del corte debe estar registrado.
2. Pon al día el registro. Anota las compras recibidas, las ventas pendientes de registrar y las devoluciones. Si cuentas con el registro atrasado, cada diferencia será falsa.
3. Divide la tienda en zonas. Haz un plano sencillo: vitrina 1, estante A, estante B, bodega, mostrador. Ponle a cada zona un número o una etiqueta de papel.
4. Separa lo que no se cuenta como disponible. Mercancía apartada para clientes que ya pagaron, productos dañados, devoluciones al proveedor y muestras. Cada grupo en una caja marcada.
5. Ordena antes de contar. Junta los productos iguales que estén regados por la tienda. Contar tres camisetas iguales en tres lugares distintos es la receta para contarlas dos veces o ninguna.
6. Prepara las hojas de conteo por zona, sin la columna de lo que dice el sistema (más abajo te dejo el modelo).
7. Arma los equipos. Si tienes ayuda, trabajen en parejas: uno cuenta y dice en voz alta, el otro anota.

El día del conteo: reglas para no equivocarte

Estas reglas parecen exageradas hasta que te saltas una y tienes que volver a contar una zona entera:

• Cuenta a ciegas. Quien cuenta no debe saber cuántas unidades "debería" haber. Si lo sabe, sin querer ajusta el número para que coincida.
• Siempre en el mismo sentido: de izquierda a derecha y de arriba abajo en cada estante.
• Marca lo contado. Una etiqueta adhesiva o un papelito en cada repisa terminada evita contar dos veces.
• Cajas cerradas: ábrelas o verifica. Una caja que dice "24 unidades" no siempre trae 24. Abre al menos una de cada referencia.
• Variantes por separado. Una camiseta no es una referencia: son la talla S negra, la M negra, la M blanca. Si cuentas el total, no sabrás qué variante se perdió.
• Una zona a la vez. No se pasa a la siguiente hasta que la hoja de la anterior esté completa y firmada por quien contó.
• Nada se mueve. Durante el conteo no se vende, no se recibe mercancía y no se reacomoda nada.

La hoja de conteo (modelo para copiar)

Puedes hacerla en papel o en una hoja de cálculo. Las columnas "Sistema" y "Diferencia" se llenan al final, no durante el conteo. Ejemplo de una tienda de accesorios:

Zona	Referencia o variante	Conteo 1	Conteo 2	Sistema	Diferencia	Nota
Vitrina 1	Aretes argolla dorada	18	—	18	0
Vitrina 1	Collar perlas corto	7	7	9	−2	Revisar ventas del fin de semana
Estante A	Cartera mini negra	5	—	5	0
Estante A	Cartera mini beige	6	6	4	+2	¿Compra sin registrar?
Bodega	Pinzas cabello x12	40	36	36	0	Caja traía 36, no 40
Separado	Collar perlas largo	1	—	—	—	Dañado, no disponible

El segundo conteo solo se hace cuando hay diferencia o cuando quien cuenta duda. No hace falta contar todo dos veces: hace falta contar dos veces lo que no cuadra, idealmente con otra persona.

Cómo cuadrar las diferencias

Terminado el conteo, llena la columna "Sistema" y calcula las diferencias. Antes de corregir nada, investiga. Las diferencias tienen patrones:

• Faltante en una variante y sobrante en otra del mismo producto (falta una M, sobra una L): casi siempre es una venta registrada con la variante equivocada. No se perdió nada.
• Sobrante: mercancía que llegó y no se registró como compra, o una devolución de cliente que no se anotó.
• Faltante pequeño y repartido: ventas sin registrar o errores de conteo anteriores.
• Faltante grande en productos pequeños y caros: ahí sí hay que revisar con calma pérdidas o hurtos, y cómo están exhibidos esos productos.

Después, saca dos indicadores sencillos que te sirven para comparar un conteo con el siguiente:

• Exactitud del inventario = referencias sin diferencia ÷ referencias contadas × 100. Ejemplo: contaste 320 referencias y 272 coincidieron: 272 ÷ 320 = 85 %. La meta es que suba en cada conteo.
• Merma en valor = valor a costo de lo que falta (restando lo que sobra) ÷ valor a costo del inventario × 100. Ejemplo: el faltante neto vale $460.000 y tu inventario vale $18.400.000 a costo: la merma es del 2,5 %.

Ese 2,5 % es plata que salió del negocio sin pasar por la caja. Para saber cuántas ventas necesitas para reponerla, tienes que conocer tu margen; en margen de ganancia vs. markup está la cuenta.

Por último, corrige el registro con las cantidades contadas y anota en una hoja aparte qué ajustaste y por qué. Esa nota es la que te va a servir dentro de tres meses para ver si el problema se repite. Si el ajuste afecta tus estados contables, coméntalo con tu contador.

Conteo cíclico con el método ABC

Si cerrar la tienda un día entero no es opción, existe el conteo cíclico: en lugar de contar todo de una vez, cuentas una parte cada semana. El método ABC te dice qué contar más seguido:

• Grupo A: las pocas referencias que concentran la mayor parte del valor de tu inventario o de tus ventas. Suelen ser alrededor del 20 % de los productos. Se cuentan con más frecuencia, por ejemplo cada dos semanas.
• Grupo B: las de valor intermedio. Una vez al mes.
• Grupo C: muchas referencias baratas que valen poco en conjunto. Cada dos o tres meses.

Para clasificar, ordena tus productos de mayor a menor según su valor a costo en inventario (unidades × costo) y ve sumando: los primeros que juntan cerca del 80 % del valor son el grupo A. Con este sistema, los errores en lo que más cuesta se detectan en días, no en meses. Igual conviene hacer un conteo completo al menos una o dos veces al año, por ejemplo antes de la temporada alta.

Checklist del inventario físico

La semana anterior

• Fecha y hora de corte definidas y avisadas al equipo.
• Plano de zonas hecho y etiquetas puestas.
• Hojas de conteo impresas o listas en el celular.

El día anterior

• Compras, ventas y devoluciones registradas.
• Productos iguales juntos en un mismo lugar.
• Apartados, dañados y devoluciones en cajas marcadas.

El día del conteo

• Movimientos congelados desde la hora de corte.
• Conteo a ciegas, zona por zona, variante por variante.
• Segundo conteo en las diferencias.

Después

• Diferencias investigadas antes de ajustar.
• Exactitud y merma calculadas y guardadas.
• Registro corregido, con nota de cada ajuste.
• Una acción concreta para la fuga más grande que encontraste.

Qué hacer para que el próximo conteo cuadre mejor

La mayoría de las diferencias nacen en el día a día: una venta que no se registra porque había fila, una compra que se recibió con afán, una talla mal elegida al cobrar. Cuanto menos dependa tu inventario de anotar a mano, menos diferencias vas a encontrar.

Con Treggio, por ejemplo, cada venta del mostrador o de tu tienda online descuenta el stock de la variante vendida, y las compras a proveedores lo suben. Después del conteo, la pantalla de inventario del plan Premium te deja corregir las cantidades de cada producto y cada variante desde una sola tabla, y arriba te muestra cuánto vale tu mercancía a costo y a precio de venta. También puedes definir un número general de stock bajo para que los productos que bajen de ahí queden marcados. El plan cuesta COP 39.900 o USD 11,99 al mes y lo puedes probar 7 días gratis sin tarjeta; mira todo lo que incluye en el sistema de gestión para negocios o compara en planes.

Si vendes ropa o calzado, vale la pena revisar también cómo organizar las tallas y variantes: un catálogo bien armado por variante hace que el conteo sea mucho más rápido.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo hacer un inventario físico completo?

Al menos una o dos veces al año, por ejemplo antes de la temporada alta y al cierre del año. Si además haces conteos cíclicos de tus productos más valiosos, el conteo completo será más rápido y con menos sorpresas.

¿Puedo hacer el inventario físico con la tienda abierta?

Es posible, pero aumenta los errores. Si no puedes cerrar, usa el conteo cíclico: cuenta una zona pequeña en las horas de menos movimiento y no vendas de esa zona hasta terminar.

¿Qué hago con los productos dañados que encuentro?

Sepáralos, cuéntalos en una hoja aparte y no los incluyas como disponibles. Decide después si se devuelven al proveedor, se venden con descuento o se dan de baja, y anota esa decisión.

¿Qué es una merma aceptable en una tienda?

Depende del tipo de productos y de cómo se exhiben. Más que buscar un número ideal, compara tu merma de un conteo a otro: si sube, algo cambió en tu operación y vale la pena investigarlo.

¿Por qué debo contar sin ver lo que dice el sistema?

Porque quien sabe el número esperado tiende, sin querer, a ajustar su conteo para que coincida. Contar a ciegas es lo que hace que las diferencias que encuentres sean reales.