Cómo hacer el horario de turnos de un restaurante, paso a paso

El sábado tenías dos meseros para un salón lleno. El martes había cuatro mirando el celular. Si te suena, el problema no es tu equipo: es el horario. Casi siempre se copia el de la semana pasada.

En esta guía vas a armar el horario de turnos de tu restaurante con un método simple: datos de tu propio local, una cuenta de cuántas personas necesitas por puesto y unas reglas para repartir sin peleas. Al final tienes una plantilla de ejemplo y un checklist.

Antes de empezar: qué necesitas tener a mano

No necesitas un programa especial para hacer el horario. Necesitas cuatro cosas:

• Tus pedidos de dos a cuatro semanas, con la hora en que entró cada uno. Sirven las comandas, los tiquetes de caja o el reporte de tu sistema de ventas.
• La lista del equipo con su puesto, las horas que acordaste con cada persona y los días que no puede trabajar.
• Tus horarios de atención, más el tiempo de preparación antes de abrir y de limpieza después de cerrar.
• Las reglas laborales que te aplican: jornada máxima, descansos, recargos. Cambian según el país y la ciudad, así que confírmalas con tu contador o asesor laboral.

Cómo hacer el horario de turnos en 5 pasos

Paso 1: mide la demanda por franjas de 30 minutos

Cuenta pedidos, no plata. Un pedido de una persona y uno de seis personas llevan casi el mismo trabajo de toma y cobro, y la plata te confunde cuando cambias precios. Para cada día de la semana, suma cuántos pedidos entraron en cada franja de 30 minutos y saca el promedio de las semanas que tengas.

Separa también por canal. Los domicilios cargan a la cocina y al empaque, pero no al salón. Si mezclas todo, vas a poner meseros donde hacía falta alguien en la línea.

Paso 2: convierte esos pedidos en personas por puesto

Ahora define cuánto aguanta una persona en cada puesto sin que el servicio se caiga. Ese número es de tu local: depende de la carta, del tamaño del salón y de la experiencia del equipo. Para encontrarlo, mira un servicio en que todo salió bien y cuenta cuántos pedidos manejó cada uno.

Ejemplo: en un restaurante de 12 mesas, el dueño observa que un mesero atiende bien hasta 10 pedidos por hora y que un cocinero de línea saca unos 14 platos fuertes por hora. Si el viernes entre 19:00 y 20:00 entran 26 pedidos de salón, necesita 3 meseros (26 ÷ 10 = 2,6, redondeado hacia arriba). Si esos pedidos suman unos 40 platos fuertes, necesita 3 personas en la línea.

Haz esa cuenta franja por franja y te queda un mapa con la cantidad mínima de gente por puesto a cada hora.

Paso 3: define tres o cuatro tipos de turno

Con el mapa en la mano, agrupa las horas en turnos con nombre fijo. Pocos tipos de turno hacen el horario fácil de leer y de cambiar. Una estructura que funciona en muchos locales pequeños:

• Apertura (A): llega antes de abrir, alista y cubre la primera mitad del día.
• Cierre (C): cubre la segunda mitad, cierra caja y deja todo limpio.
• Refuerzo (R): turno corto solo en las franjas que el mapa marca como pico.
• Descanso (D): el día libre, escrito en el horario para que nadie lo dude.

Deja una hora en la que apertura y cierre coincidan. Ese traslape sirve para entregar pendientes, contar caja si cambia el responsable y cubrir el inicio del pico de la tarde.

Paso 4: reparte los turnos con reglas fijas

La mayoría de las quejas no vienen de las horas, vienen de la sensación de injusticia. Escribe tus reglas una vez y aplícalas a todos:

• Los cierres y los fines de semana rotan. Nadie hace todos los sábados.
• Nadie hace un cierre y al día siguiente una apertura sin el descanso que pida la ley y el sentido común.
• Cada puesto tiene al menos dos personas capaces de cubrirlo. Si solo una persona sabe manejar la plancha, ese es tu riesgo más grande.
• Las preferencias se piden con tiempo y por escrito. Se respetan cuando se puede, en orden de llegada.
• Siempre hay una persona de reemplazo identificada para el pico más fuerte de la semana.

Paso 5: publica, gestiona cambios y revisa el costo

Publica el horario con al menos una semana de anticipación, en un lugar que todos vean y con fecha de la versión. Para los cambios, una regla clara: quien quiere cambiar un turno consigue el reemplazo dentro del mismo puesto y avisa al encargado, que aprueba. Así no te enteras el mismo día.

Antes de publicar, calcula el costo de personal de la semana y compáralo con las ventas que esperas. Ejemplo: si proyectas ventas por $9.000.000 y la nómina de esa semana suma $2.700.000, el personal pesa un 30 % de las ventas. Como referencia general, muchos restaurantes trabajan entre 25 % y 35 %, aunque depende mucho del tipo de negocio. Si te pasas, revisa primero los refuerzos y las franjas tranquilas, no recortes en el pico.

Ejemplo de plantilla semanal

Así queda el horario de ejemplo del restaurante de 12 mesas, que abre de martes a domingo. Apertura va de 9:30 a 17:00, cierre de 16:00 a 23:30 y refuerzo de 18:30 a 22:30. El lunes cierra.

Persona (puesto)	Mar	Mié	Jue	Vie	Sáb	Dom
Ana (mesera)	A	A	D	C	C	A
Luis (mesero)	C	C	A	A	D	C
Sofía (mesera)	D	D	C	R	A	R
Marta (cocina)	A	A	A	C	D	A
Jorge (cocina)	C	C	D	A	C	C
Pedro (cocina)	D	D	C	R	A	D
Carla (caja)	C	D	C	C	C	D

Fíjate en tres cosas. El viernes y el sábado, que son los picos, tienen la mayor cobertura en la noche. Los cierres del fin de semana se reparten entre varias personas. Y los días tranquilos, martes y miércoles, tienen menos gente sin dejar ningún puesto vacío. Tus números saldrán de tu propio mapa.

Errores comunes al hacer el horario

• Copiar el horario de la semana anterior. Un festivo, una quincena o un partido cambian la demanda. Revisa el calendario antes de armar cada semana.
• Planear por ventas en vez de por pedidos. Una mesa grande con vino infla las ventas y no cambia mucho el trabajo del salón.
• Olvidar la preparación y el cierre. Pelar, porcionar, limpiar y contar caja también son horas de trabajo y deben estar en el turno.
• Tener personas indispensables. Si una sola persona sabe cerrar caja, el día que falta se cae todo. Entrena a un segundo.
• Cambiar el horario por chat sin dejar registro. A fin de mes nadie recuerda quién cubrió a quién y aparecen los reclamos en la nómina.
• No mirar las horas reales. El horario dice lo planeado. Si no comparas con lo que pasó, no sabes si tu plan sirve.

Checklist antes de publicar el horario

Copia esta lista y pásala por cada horario nuevo. Funciona en papel, en una hoja de cálculo o en el sistema que uses:

1. ¿Cada franja pico tiene la cantidad mínima de personas por puesto que dice tu mapa?
2. ¿Hay al menos una persona capaz de abrir y una de cerrar caja cada día?
3. ¿Los cierres y los fines de semana quedaron repartidos?
4. ¿Todos tienen su descanso semanal y el tiempo mínimo entre un turno y el siguiente?
5. ¿Las horas de cada persona coinciden con lo acordado en su contrato?
6. ¿Revisaste festivos, eventos o fechas especiales de esa semana?
7. ¿El costo de personal está dentro del porcentaje de ventas que te propusiste?
8. ¿Está identificado el reemplazo para el día más fuerte?
9. ¿El horario tiene fecha de versión y se publicó con una semana de anticipación?

Compara lo planeado con las horas reales

El horario es la mitad del trabajo. La otra mitad es saber qué pasó: quién llegó, quién se quedó más y cuántas horas sumó cada uno en la quincena. Esa comparación te dice si el refuerzo del viernes sirve o si sobra gente el martes.

Si tu restaurante usa Treggio, el horario lo sigues armando tú con este método; lo que Treggio te da es el lado real. Con el control de turnos para restaurantes cada persona marca "Iniciar turno" y "Terminar turno" en el mismo panel donde trabaja, y si olvida marcar la salida, el turno se cierra en su última actividad. Tú ves las horas por persona y por rol, y las descargas en CSV para la nómina. Es opcional, viene apagado y tú eliges qué roles marcan turno. Está en Restaurante Premium junto con todo el sistema POS para restaurantes, por COP 39.900 o USD 11,99 al mes.

Con el reporte de ventas por hora del POS también puedes rehacer tu mapa de demanda cada mes sin contar tiquetes a mano. Y si cada mesero toma sus pedidos con su propio usuario, como se explica en la guía de comandas digitales, sabes cuánto movimiento manejó cada uno en su turno. Todas las piezas juntas están en el software para restaurantes de Treggio.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo hacer el horario de turnos de mi restaurante?

Lo más práctico es armarlo por semana y publicarlo con al menos siete días de anticipación. Si tu demanda es muy estable, puedes trabajar con una plantilla de dos semanas que rota, pero revísala igual contra el calendario de festivos y eventos.

¿Cuántos empleados necesita un restaurante pequeño?

Depende de tus pedidos por hora, de la carta y del tamaño del salón, no de una cifra fija. Calcula cuántos pedidos atiende bien una persona en cada puesto, divide los pedidos de cada franja entre ese número y redondea hacia arriba. Así sale la cantidad mínima por puesto y por hora.

¿Es mejor un turno partido o turnos continuos?

Los turnos continuos con un traslape corto son más fáciles de sostener y de cubrir. El turno partido ahorra horas en locales con dos picos muy marcados, pero cansa más. Si lo usas, rótalo entre el equipo y confirma con tu asesor laboral cómo se paga en tu país.

¿Treggio arma el horario semanal por mí?

No. Treggio no planifica los turnos de la semana. Lo que hace es registrar las horas reales: cada persona marca su entrada y su salida en el panel y tú ves el total por persona y por rol, con descarga en CSV. Así comparas lo que planeaste con lo que pasó.

¿Qué hago si alguien falta el día de más trabajo?

Ten identificada desde antes a la persona de reemplazo para el pico de la semana y asegúrate de que cada puesto tenga al menos dos personas entrenadas. Si aun así quedas corto, simplifica la carta por ese servicio y prioriza los platos que salen más rápido.