Cómo hacer una cotización profesional: qué debe llevar

Un cliente te pide precio por 40 uniformes y le respondes con un mensaje: "Te quedan en $1.800.000". Dos semanas después aparece con el pedido, pero ahora cree que el envío estaba incluido, que el diseño del logo era gratis y que le darías crédito. Nada de eso estaba escrito, así que todo se vuelve discusión.

Una cotización profesional evita ese problema. No es un trámite: es el documento donde quedan claros el precio, lo que incluye, lo que no y las condiciones para cerrar. En esta guía verás qué debe llevar, un ejemplo completo con cuentas y una plantilla que puedes copiar hoy.

Qué debe llevar una cotización: los 12 elementos

Ordénalos de arriba hacia abajo, en este orden. Así el cliente encuentra cada dato donde lo espera:

Elemento	Qué escribir	Ejemplo
1. Tu marca y datos	Logo, nombre o razón social, documento o identificación tributaria, teléfono y correo	Estampados Nube, NIT o documento, celular y correo
2. Número de cotización	Un consecutivo propio, distinto al de tus facturas	COT-2026-031
3. Fecha de emisión	El día en que la envías	14 de noviembre de 2026
4. Vigencia	Una fecha exacta, no "15 días"	Válida hasta el 28 de noviembre de 2026
5. Datos del cliente	Nombre o empresa, documento, contacto y ciudad de entrega	Gimnasio Ritmo, contacto: Andrés
6. Descripción de cada ítem	Qué es, con sus especificaciones: material, talla, color, medidas	Camiseta deportiva de poliéster, tallas S a XL, color negro
7. Cantidad, precio unitario y total por línea	Las tres columnas, siempre	40 × $32.000 = $1.280.000
8. Descuentos	Por separado, con su motivo	5 % por volumen
9. Impuestos	Cuál aplica y su valor, o si el precio ya lo incluye	IVA aparte
10. Envío o instalación	Su valor, o que no está incluido	Envío a la dirección del cliente
11. Total a pagar	Destacado, en la moneda que corresponde	Total en pesos
12. Condiciones y cómo aceptar	Pago, anticipo, entrega, garantía, lo que no incluye y qué hacer para confirmar	50 % de anticipo, entrega en 12 días hábiles

Si vendes a otras empresas, revisa con tu contador qué datos tributarios te conviene incluir, porque cambian de un país a otro.

Ejemplo completo con cuentas

Un taller de estampado cotiza uniformes para un gimnasio. Todas las cifras son de ejemplo, y la tarifa de impuesto también: usa la que aplique en tu país y a tu producto.

• 40 camisetas deportivas × $32.000 = $1.280.000
• Bordado del logo en el pecho, 40 × $6.500 = $260.000
• Digitalización del logo para bordar, pago único = $80.000
• Subtotal: $1.620.000
• Descuento por volumen del 5 % sobre camisetas y bordado (5 % de $1.540.000) = −$77.000
• Base: $1.543.000
• IVA del 19 % sobre la base = $293.170
• Envío al gimnasio = $25.000
• Total: $1.861.170
• Anticipo del 50 % para iniciar producción: $930.585. Saldo al entregar: $930.585.

Fíjate en tres detalles. El descuento no se aplica a la digitalización, porque es un trabajo único que no baja con la cantidad, y la cotización lo dice. El anticipo está calculado en pesos, no solo en porcentaje, para que el cliente sepa cuánto transferir. Y cada valor tiene su línea: si el cliente quiere recortar, ve exactamente qué puede quitar.

Antes de enviar cualquier cotización, revisa que el precio cubra tus costos y deje margen. Si cotizas a ojo, esta guía sobre cómo ponerle precio a tus productos te ayuda a calcularlo.

Condiciones comerciales: la parte que evita discusiones

La mayoría de los conflictos con clientes no son por el precio, sino por lo que no se dijo. Incluye siempre estas condiciones, aunque sea en cinco líneas al final:

• Forma de pago y anticipo. Cuánto se paga para empezar, cuándo se paga el resto y por qué medios.
• Tiempo de entrega. En días hábiles y contados desde un momento claro: "desde la confirmación del anticipo", no "desde hoy".
• Qué no incluye. Tan importante como lo que sí incluye. Por ejemplo: "No incluye cambios de diseño después de aprobada la muestra".
• Garantía y cambios. Qué cubre, por cuánto tiempo y qué no cubre.
• Disponibilidad. Si trabajas con inventario, aclara que las cantidades están sujetas a existencias al momento de confirmar.
• Cómo aceptar. "Para confirmar, responde este mensaje con tu aprobación y envía el comprobante del anticipo." Una aceptación por escrito te protege a ti y al cliente.

Sobre la vigencia: elígela según qué tan rápido cambian tus costos. Si tus insumos suben de precio con frecuencia, una vigencia corta evita que tengas que cumplir un precio que ya no te deja ganancia. Y escribe la fecha exacta: "válida hasta el 28 de noviembre" no se presta a interpretaciones, "válida por 15 días" sí.

Cotizar productos no es igual que cotizar servicios

Si cotizas productos

El cliente compara referencias. Pon el nombre exacto, la presentación, la talla o el color, y si puedes una foto. Aclara si hay un pedido mínimo, cuánto tarda en llegar lo que no tienes en stock y si el precio cambia por cantidad. Si das precios por escala, muéstralos en la misma cotización: "de 1 a 20 unidades, $32.000; desde 21, $30.500".

Si cotizas servicios

El riesgo aquí es el alcance. Describe los entregables concretos, cuántas revisiones incluye el precio, el cronograma por etapas y cuánto cuesta lo que quede fuera de lo pactado. "Diseño de logo" es ambiguo; "tres propuestas de logo, dos rondas de ajustes y entrega en formato para impresión y redes" no lo es.

Ofrece opciones cuando tenga sentido

Para pedidos medianos o grandes, presentar dos o tres versiones (básica, recomendada y completa) cambia la pregunta del cliente: deja de pensar en si te compra y empieza a pensar en cuál elige. En el ejemplo de los uniformes, la opción básica podría ser con estampado en lugar de bordado y la completa sumar pantalones cortos.

Cómo enviarla y hacer seguimiento

Envíala en PDF, no como texto suelto en un chat: se ve profesional, el cliente la puede reenviar a quien aprueba el gasto y no se pierde entre mensajes. Ponle al archivo un nombre que el cliente reconozca, como "Cotización COT-2026-031 Gimnasio Ritmo", y guarda una copia de cada versión que envíes.

Si el cliente pide cambios, no sobrescribas: emite una nueva versión con el mismo número y un sufijo (COT-2026-031-v2). Así los dos saben de qué documento hablan.

Un calendario de seguimiento que funciona:

1. Al enviar: "Hola, Andrés. Te comparto la cotización de los uniformes. Si quieres, la revisamos juntos en una llamada corta."
2. Al tercer día: "¿Pudiste revisarla? Si necesitas ajustar cantidades o tallas, te mando una versión nueva hoy mismo."
3. Dos días antes del vencimiento: "Te recuerdo que el precio se mantiene hasta el viernes 28. Después tendría que revisarlo con los costos actuales."
4. Después del vencimiento: un último mensaje ofreciendo actualizarla. Si no responde, archívala y anota por qué no se cerró.

Errores que hacen perder la venta (o la ganancia)

• Dar un solo número sin desglose. El cliente no sabe qué está pagando y lo compara mal con otras ofertas.
• No decir qué no incluye. Es la causa número uno de discusiones al entregar.
• Olvidar la vigencia. Te pueden pedir cumplir un precio de hace tres meses.
• Dejar el impuesto en el aire. "¿Ese precio tenía IVA?" es una pregunta que no debería existir.
• Cotizar sin revisar tus costos actuales. Si tu proveedor te subió el precio la semana pasada, tu cotización debe reflejarlo.
• No numerar. Con varias versiones dando vueltas, nadie sabe cuál es la válida.
• Enviarla y desaparecer. Muchas cotizaciones no se pierden por precio, sino por falta de seguimiento.

Plantilla para copiar

Usa esta estructura en cualquier procesador de texto o en tu herramienta de ventas:

1. Logo · Nombre del negocio · Documento · Teléfono · Correo
2. Cotización n.º ________ · Fecha: ________ · Válida hasta: ________
3. Cliente: ________ · Documento: ________ · Contacto: ________ · Ciudad de entrega: ________
4. Tabla de ítems: descripción · cantidad · precio unitario · total
5. Subtotal · Descuento (motivo) · Base · Impuesto (tarifa) · Envío · Total
6. Forma de pago: ________ · Anticipo: ________ % = $________ · Saldo: ________
7. Tiempo de entrega: ________ días hábiles desde ________
8. Incluye: ________ · No incluye: ________
9. Garantía: ________
10. Para aceptar: ________

Si tus productos ya están cargados en un sistema, no tienes que llenar esto a mano. En Treggio armas el pedido en Registrar venta, con los productos de tu catálogo, y en lugar de cobrar descargas la cotización en PDF con tu logo y los colores de tu tienda, los datos y el documento del cliente, el descuento fijo o por porcentaje, el IVA, el envío y la vigencia que elijas, que aparece como fecha en el documento. La cotización no registra la venta ni descuenta inventario; cuando el cliente acepta, registras la venta con los mismos productos y sale su factura. Te lo mostramos en programa para hacer facturas y cotizaciones. Viene en el plan Premium del sistema de gestión para negocios (COP 39.900 o USD 11,99 al mes) y funciona desde el celular, como el resto de la app para administrar tu negocio.

Y si tus cotizaciones dependen de lo que te cobran a ti, vale la pena revisar cómo elegir proveedores y negociar mejores precios.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una cotización y una factura?

La cotización es una propuesta de precio antes de la venta: el cliente puede aceptarla o no. La factura es el soporte de una venta que ya ocurrió. Una cotización aceptada no reemplaza la factura.

¿Cuánto tiempo debe durar la vigencia de una cotización?

Depende de qué tan estables sean tus costos. Si tus precios de compra cambian seguido, usa una vigencia corta. Lo importante es escribir una fecha exacta de vencimiento para que no haya dudas.

¿La cotización debe incluir el IVA?

Debe dejar claro si el precio lo incluye o si se suma aparte, y con qué tarifa. Qué impuesto aplica a tu producto depende de tu país y de tu régimen, así que confírmalo con tu contador.

¿Una cotización aceptada me obliga a cumplir el precio?

En general, si el cliente la acepta dentro de la vigencia, lo esperable es que respetes el precio y las condiciones. Las reglas exactas cambian según el país, por eso conviene pedir la aceptación por escrito y que las condiciones estén completas.

¿Cómo numero mis cotizaciones?

Usa un consecutivo propio, separado del de tus facturas, por ejemplo COT-2026-001. Si el cliente pide cambios, emite una nueva versión con un sufijo (v2, v3) en lugar de sobrescribir la anterior.